confairmed: Fachkongresse online organisieren

Mobiler Kongress-Kalender: Das wissenschaftliche Kongressprogramm stellt in der Vorbereitungsphase "live" den aktuellen Planungsstand dar; zudem werden PDF Dateien der Abstracts sowie Darstellungen für Mobile Endgeräte automatisch generiert. Durch die Ergänzung von Ausstellerinformation und Hallenplänen wird eine umfassende Orientierung für die Besucher vor Ort gegeben.

 

Die confairmed GmbH organisiert für den Bundesinnungsverband für Orthopädietechnik (BIV-OT) regelmäßig wissenschaftliche Kongresse auf nationaler und internationaler Ebene, mit bis zu 500 Vorträgen in bis zu sechstägigen Veranstaltungen. Bei der Planung und Organisation steht die Moderation dokumentenbasierter Kommunikation und Workflows (Abstracteinreichung, Bewertung, Rundschreiben, Publikation, ...) mit unterschiedlichen Zielgruppen (wissenschaftl. Beirat, Referenten, Reviewer, Messe-/Orga-Team vor Ort, Übersetzer/Dolmetscher, Kongress-/Messe-Besucher) im Fokus.

Basierend auf dem Contentmanagement Framwork ZOPE/ZMS, Python und der Datenbank MySQL wurde eine redaktionelle Plattform entwickelt, die alle relevanten Personen, Dokumente, Workflows und Kommunikationserfordernisse transparent und zentral abbildet, und somit den Einsatz von proprietärer Software (z.B. Excel) und intransparenter Individualkommunikation (pers. E-Mails) auf ein Minimum reduziert, und durch den "Single Source" Ansatz doppelte Datenhaltung vermeidet. Die Verlinkung von Personen, Vorträgen und Dokumenten schafft eine klare nachvollziehbare Kontextualisierung aller wichtigen Systemparameter.

Die Kernfunktionalitäten des Systems umfassen:

• Online "Call for Papers" und Abstracteinreichung (strukturiert, eingabe-validiert, mehrsprachig, inkl. Bild)
• Online Reviewing (ggf. anonymisiert) mit automatischer Reviewer Benachrichtigung
• Übersicht Realtime Review-Status und Bewertungs-Ranking für die Vortragsauswahl
• Redaktionelle Tools für die Kongressplanung mit Themenblöcken (Sessions) und Vorträgen und rollenbasierte Personenzuordnung
• Messaging Tool mit Info-Tracking (wer hat was bekommen) für die Generierung von Rundmails an frei spezifizierbare Zielgruppen (Personen-Rolle, Vortragstyp, Review-Status) aktuell aus dem Kongressplanungsstand heraus
• "Live" Web Publikation: Referentenindex, Programmübersichten (ggf. themenspezifisch), pers. Programmplaner, Aussteller-Index, Hallenplan
• Darstellungen für Mobile Engeräte (Smartphones, PDA, etc.)
• Automatische Generierung von PDF-Abstracts, Abstract-Band
• Vortragsspezifisches Dokumenten-Management: Datei-Upload/Download für unterschiedliche Zielgruppen (Vortragsfolien für Übersetzer/Dolmetscher, Technik vor Ort) 
• Tools für das Management von Referenten- und Chair-Akkreditierungen vor Ort (Anwesenheit, Notizen, Ausdruck von Last-Minute-Übersichten)

Technische Basis: Open Source (Python, ZOPE/ZMS, MySQL, FOP)